Γρηγόρης Παπαγγελής, 8-8-2009

Επιλέγοντας συνεργάτη για το νέο σας website

Αν έχετε ήδη αποφασίσει να ενισχύσετε την επιχείρησή σας με τη δημιουργία ενός website, τότε συγχαρητήρια! Έχετε κάνει το πρώτο σημαντικό βήμα στην κατεύθυνση της ανάδειξης της δουλειάς σας σε ένα νέο, τεράστιο κοινό που ολοένα αυξάνεται.

Τώρα είναι η στιγμή να κάνετε το δεύτερο και κρισιμότερο βήμα: την επιλογή του συνεργάτη που θα κατασκευάσει το νέο σας website. Πως όμως θα επιλέξετε τον κατάλληλο; Πως θα κρίνετε αυτό που θα σας προτείνουν αφού δεν είστε γνώστης των τεχνολογιών; Πως θα εξασφαλίσετε την επιτυχία του εγχειρήματός σας χωρίς να χάσετε χρόνο και χρήμα;

Στη συνέχεια θα προσπαθήσουμε να σας δώσουμε τις βασικές κατευθύνσεις που θα σας βοηθήσουν όχι μόνο να επιλέξετε τον σωστό συνεργάτη αλλά και να ολοκληρώσετε με επιτυχία τη δημιουργία ενός αποδοτικού website.

Τι πρέπει να κάνετε πριν ξεκινήσετε

Πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση συνεργάτη, θα πρέπει οπωσδήποτε να έχετε σκεφτεί και καταλήξει στα εξής:

• Για ποιό λόγο θέλετε να κατασκευάσετε website;
• Τι θέλετε να πετύχετε με τη λειτουργία του;
• Τι θα προσφέρει στους επισκέπτες του;
• Πότε θέλετε να είναι έτοιμο;
• Πόσα χρήματα μπορείτε να διαθέσετε για να τα πετύχετε όλα αυτά;

Σκεφτείτε το website σαν ένα σημαντικό εργαλείο για τη δουλειά σας και σημαντική επένδυση για το μέλλον σας. Σκεφτείτε το σαν να αγοράζατε ένα αυτοκίνητο. Πρέπει να ξέρετε τι είδους αυτοκίνητο θέλετε, πόσα διαθέτετε και πότε το χρειάζεστε (και για πόσα χρόνια σκοπεύετε να το κρατήσετε).

Θα πρέπει να έχετε τις απαιτήσεις έτοιμες πριν ξεκινήσετε να ψάχνετε συνεργάτη, αφενός επειδή κάποιοι υποψήφιοι συνεργάτες θα σας ρωτήσουν ευθέως, αλλά κυρίως για να έχετε μια σταθερή βάση στις συζητήσεις σας, έναν συγκεκριμένο στόχο που θα σας επιτρέψει να κρίνετε τις προτάσεις με βάση την αξία που έχουν για εσάς και όχι για κάποιον άλλο.

Δεν πρέπει να ξεκινήσετε με τη λογική "ας δω τι έχουν να μου προτείνουν και βλέπουμε", καθώς στην καλύτερη περίπτωση απλά θα χάσετε χρόνο, ενώ στη χειρότερη θα συμφωνήσετε σε κάτι εντυπωσιακό που όμως θα σας είναι άχρηστο.

Πως θα βρείτε υποψήφιους συνεργάτες

Κατ' αρχήν, βάλτε ένα όριο στο πόσους συνεργάτες θα δείτε. Δεν είναι σοφό να επιλέξετε στα τυφλά τον πρώτο που θα συναντήσετε και σας έδειξε κάτι όμορφο και φθηνό, ούτε αποδοτικό να δείτε πάρα πολλές προσφορές. Επίσης, βάλτε μια καταληκτική ημερομηνία, π.χ. τρεις εβδομάδες και ενημερώστε τους υποψήφιους ότι θα πρέπει να σας έχουν δώσει την προσφορά τους μέχρι τότε.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι να αναζητήσετε κατασκευαστές websites:

• Ρωτήστε γνωστούς σας που έχουν websites να σας συστήσουν. Θα έχετε το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι μπορείτε να δείτε τη δουλειά τους και να πάρετε πληροφορίες για τον επαγγελματισμό τους.
• Ψάξτε στο δίκτυο για websites που σας αρέσουν (σχετικά με το αντικείμενό σας ή όχι) και δείτε ποιος τα έφτιαξε. Συνήθως, κάτω-κάτω, σε κάθε website, ο κατασκευαστής υπογράφει τη δουλειά του (π.χ. θα δείτε "designed by ..." ή "developed by ..." κλπ.). Εναλλακτικά, στείλτε ένα e-mail στον ιδιοκτήτη του website και ρωτήστε.
• Κάντε μια αναζήτηση στο Google για "κατασκευή website", "κατασκευή ιστοσελίδων", "σχεδίαση ιστοσελίδων" κλπ. Δείτε τα links της πρώτης (ή και δεύτερης) σελίδας αποτελεσμάτων και επισκεφθείτε τα. Βλέποντας τα websites των κατασκευαστών, θα πάρετε μια πρώτη και σημαντική ιδέα των ικανοτήτων του συγκεκριμένου γραφείου. Κάποιοι θα έχουν και δείγματα δουλειάς που μπορείτε να δείτε και να κρίνετε. Αν τα δείτε και δεν σας αρέσει τίποτα, μην ασχοληθείτε μαζί τους. Αν δεν έχουν δείγματα δουλειάς, μην τους κρίνετε αρνητικά, μιλήστε τους και ζητήστε προσφορά.

Όπως και να μάθατε για κάποιον κατασκευαστή, αφιερώστε λίγο χρόνο στο να μελετήσετε το website του. Πολλοί κατασκευαστές παραμελούν το δικό τους website λόγω φόρτου εργασίας, αλλά ένα λιτό, καλοφτιαγμένο και λειτουργικό website είναι θετικότερο δείγμα από ένα πλούσιο αλλά προχειροφτιαγμένο και δύσχρηστο. Ελέγξτε για τον τρόπο που περιγράφουν τη δουλειά τους, ορθογραφικά λάθη, όμορφα γραφικά, ευανάγνωστα κείμενα, λειτουργικότητα, ευχρηστία, ταχύτητα.

Πάντα πρέπει να είστε επιφυλακτικοί και να κρίνετε από την πρόταση που θα δώσουν σε εσάς, αλλά αν έχουν κάνει καλή δουλειά στη δική τους βιτρίνα, πιθανότατα ξέρουν τι κάνουν και θα μπορέσουν να περιποιηθούν και εσάς. Αν όχι, έχετε έναν επιπλέον λόγο να είστε επιφυλακτικοί.

Μικρό γραφείο ή μεγάλη εταιρία

Αυτό είναι ένα πολύ συνηθισμένο δίλημμα για τον επιχειρηματία που ανησυχεί για την επιτυχία του εγχειρήματός του, της επένδυσής του. Ωστόσο, όπως και σε κάθε επένδυση, αυτό που πρέπει να αξιολογήσει κανείς πριν απαντήσει είναι το μέγεθος και ο ορίζοντας της επένδυσης σε σχέση με την ποιότητα της πρότασης και την αξιοπιστία του συνεργάτη.

Δεν υπάρχει μαγική συνταγή ή τόσο εξελιγμένη τεχνολογία που να επιτρέπει σε κάποιο γραφείο να φτιάχνει τα καλύτερα websites, για όλους, για πάντα, ούτε κανείς είναι αιώνιος. Άρα δεν υπάρχει απόλυτα ασφαλής επιλογή, υπάρχει απλά η καλύτερη για εσάς τη δεδομένη χρονική στιγμή.

Καλό είναι να αποφύγετε τη συνεργασία με κάποιον που φτιάχνει φθηνά websites στον ελεύθερο χρόνο του, αν θέλετε μια μακροχρόνια συνεργασία ή υλοποιείτε μια κρίσιμη υπηρεσία και δίνετε λογαριασμό σε τρίτους.

Όμως, δεν είναι πάντα απαραίτητο να προτιμήσετε κάποια μεγάλη εταιρία. Ένα μικρότερο γραφείο μπορεί πιο εύκολα να επιδείξει ευελιξία, να σας δώσει μια φρέσκια ιδέα, να σας αφιερώσει πολύτιμο χρόνο που δεν θα βρείτε αλλού, να σας δώσει πολύ καλύτερες τιμές.

Σε κάθε περίπτωση, δώστε μια ευκαιρία σε όλους, μικρούς και μεγάλους και προτιμήστε κάποιον που έχει επενδύσει κι εκείνος στη δουλειά του και σας εμπνέει με την πρότασή του.

Πως θα επικοινωνήσετε μαζί τους

Αφού βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας (αργήσατε να τα βρείτε στο website τους; δώστε τους να καταλάβουν ότι στο δικό σας website, οι επισκέπτες θέλετε να τα βρίσκουν εύκολα!), φροντίστε να τους στείλετε κατ' ελάχιστο τα παρακάτω στοιχεία:

• Το όνομά σας και το όνομα της επιχείρησής σας
• Το αντικείμενό σας
• Τη διεύθυνση του website σας (αν έχετε ήδη κάποιο).
• Το λόγο που θέλετε νέο website (ή ανακατασκευή), τι θέλετε να πετύχετε (π.χ. προβολή, αύξηση πωλήσεων, ανάπτυξη νέας δραστηριότητας, ανταγωνιστικότητα κλπ.)
• λίγα λόγια για το πως το φαντάζεστε (περιεχόμενο, λειτουργίες, κλπ)
• πότε θέλετε να είναι έτοιμο
• το budget σας (π.χ. 1.000-2.000 ευρώ, μέχρι 5.000 ευρώ, κλπ)
• πότε θέλετε να έχετε την προσφορά
• ένα e-mail και ένα τηλέφωνο επικοινωνίας

Μερικά γραφεία έχουν συγκεκριμένο έντυπο/ερωτηματολόγιο που μπορείτε να κατεβάσετε και να συμπληρώσετε πριν το στείλετε. Μερικά, έχουν μια φόρμα επικοινωνίας ενώ σε άλλα θα έχετε απλά μια διεύθυνση e-mail.

Σε κάθε περίπτωση, αφιερώστε λίγο χρόνο στο να τους δώσετε τα παραπάνω στοιχεία. Αφενός θα πρέπει να τα έχετε ήδη ξεκαθαρισμένα, όπως είπαμε στην αρχή, αφετέρου θα τους βοηθήσετε να αποκτήσουν μια πρώτη εικόνα για εσάς και να πάρετε πιο γρήγορα την προσφορά σας.

Αν δεν έχετε χρόνο για κάτι τέτοιο, ζητήστε τους να σας καλέσουν στο τηλέφωνο για να τους τα πείτε προφορικά.

Μετρήστε τον χρόνο απόκρισής τους στο αίτημά σας. Αξιολογήστε τους θετικά αν λάβετε απαντητικό e-mail ή τηλεφώνημα την ίδια ή την επόμενη ημέρα. Μείνετε ουδέτεροι αν σας καλέσουν σε δυο-τρεις μέρες, αξιολογήστε τους αρνητικά ή ξεχάστε τους αν αργήσουν περισσότερο.

Μη διστάζετε να δώσετε το budget σας. Μην ελπίζετε ότι θα βρείτε την καταπληκτική ευκαιρία να πάρετε ένα website "τζάμπα", ούτε να φοβηθείτε μήπως σας πουλήσουν κάτι φθηνό για πολλά χρήματα, επειδή είδαν ότι τα έχετε. Θα πάρετε αρκετές προσφορές ούτως ή άλλως και δεν είστε υποχρεωμένος να αγοράσετε κάτι αν δεν σας ικανοποιεί αυτό που σας προτείνουν.

Θυμηθείτε ότι αυτό που θέλετε είναι να φτιάξετε το website που θα πετύχει τους στόχους σας.

Συζητήστε, Ρωτήστε, Απαντήστε, Απαιτήστε

Μιλήστε με τον συνεργάτη που θα επικοινωνήσει μαζί σας, δώστε του χρόνο και στοιχεία να καταλάβει την επιχείρησή σας και τους στόχους σας. Βεβαιωθείτε ότι κατάλαβε πριν αξιολογήσετε την προσφορά του (και την τιμή της). Από τον χρόνο που θα σας αφιερώσει και τις ερωτήσεις του, θα πάρετε μια πρώτη εικόνα για τις ικανότητές του (όχι τις τεχνικές γνώσεις του, αλλά την δυνατότητα να τις εφαρμόσει στην δική σας περίπτωση). Δεν θέλετε τον καλύτερο προγραμματιστή αν δεν μπορεί να καταλάβει πως λειτουργεί η επιχείρηση σας, ούτε τον καλύτερο σχεδιαστή αν δεν έχει δει ποτέ τα προϊόντα σας.

Ρωτήστε τον τι έχει καταλάβει για εσάς, τι εμπειρία έχει από παρόμοιες περιπτώσεις ή γενικότερα, πως σκέφτεται να στήσει το website σας αφού πάρει τα πρώτα στοιχεία, δείτε πόσο μπορεί να γίνει μέρος του σχεδίου σας, να το ζήσει μαζί σας.

Απαντήστε στις ερωτήσεις του ειλικρινά. Αν διστάζετε να αποκαλύψετε κάποιο επαγγελματικό μυστικό ή ένα νέο προϊόν, ζητήστε του να υπογράψει μια συμφωνία εμπιστευτικότητας πριν μιλήσετε μαζί του.

Αξιολογήστε τις προσφορές και απαντήστε σε όλους

Δείτε τις προσφορές στον χρόνο που έχετε προκαθορίσει. Ζητήστε διευκρινίσεις και απαιτήστε να τις έχετε εντός 1-2 ημερών. Μη διαστάσετε να ζητήσετε έκπτωση στις καλύτερες προσφορές, αν θεωρείτε υψηλό το ποσό, ή ζητήστε επιπλέον χαρακτηριστικά στις ακριβότερες αν τους λείπει κάτι που είδατε σε άλλη προσφορά και σας άρεσε.

Απαιτήστε σαφή περιγραφή της προτεινόμενης λύσης στην προσφορά του, αναλυτική περιγραφή των λειτουργιών του website καθώς και των φάσεων υλοποίησης και ελέγχου του έργου, όχι γενικές και αόριστες περιγραφές. Π.χ. σε μια προσφορά για e-shop, αντί για "αναλυτική παρουσίαση προϊόντων", προτιμήστε κάτι σαν "αναλυτική παρουσίαση προϊόντων σε καταλόγους με ταξινόμηση ανά κατηγορία και κατασκευαστή , εμφανή αναγραφή τιμής, περιγραφών, τεχνικών χαρακτηριστικών και φωτογραφιών με μεγέθυνση...".

Εφόσον αισθανθείτε ικανοποιημένος και αποφασίσετε, απαντήστε θετικά ή αρνητικά σε όλους όσους σας έδωσαν προσφορά, δίνοντας μια σύντομη εξήγηση για το λόγο που τους προτιμήσατε ή τους απορρίψατε. Ακόμα και μια αρνητική απάντηση δείχνει επαγγελματισμό και μπορεί να σας αποφέρει οφέλη. Σκεφτείτε π.χ. να πουλάτε κλιματιστικά και να απορρίψετε κάποιες προτάσεις. Αν φερθείτε επαγγελματικά, μπορείτε να κερδίσετε έναν πελάτη αργότερα, ενώ αν αδιαφορήσετε για το χρόνο που σας αφιέρωσαν, μάλλον δεν θα σας σκεφθούν όταν χρειαστούν κλιματιστικό.

Ζητήστε σύμβαση εκτέλεσης έργου

Με την αποδοχή της προσφοράς, ζητήστε σύμβαση εκτέλεσης έργου πριν δώσετε την προκαταβολή. Πιθανότατα θα σας το προτείνει ο ίδιος ο συνεργάτης, αλλά απαιτήστε το αν δεν το κάνει. Προστατεύει και εσάς και εκείνον κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του έργου αλλά και μετά από την ολοκλήρωση του. Εσείς θα είστε σίγουρος ότι θα πάρετε αυτό που ζητήσατε και σας υποσχέθηκε (όπως θα περιγράφεται στη σύμβαση) και εκείνος ότι θα τον πληρώσετε για τη δουλειά του εφόσον την κάνει όπως συμφωνήσατε..

Δεν είναι ανάγκη να υπογράψετε κάποιο νομικά περίπλοκο κείμενο, η συμφωνία πρέπει να είναι απλή, κατανοητή και σαφής.

Θυμηθείτε επίσης, ότι η αλληλογραφία που έχετε ανταλλάξει κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων και της εκτέλεσης του έργου, δεσμεύει και τα δύο μέρη. Μην επιτρέψετε υπερβολικές καθυστερήσεις στην παράδοση του έργου και δηλώστε ότι παραλαμβάνετε το έργο, μόνο εφόσον είστε σίγουρος ότι σας ικανοποιεί. Ίσως φαίνονται αυτονόητα όλα αυτά, αλλά ποτέ δεν βλάπτει να τα θυμόμαστε.

Ένας ευχαριστημένος συνεργάτης θα κάνει για εσάς πρόθυμα ότι ζητήσετε, θα σας υποστηρίξει για πολύ καιρό και συχνά θα κάνει περισσότερα από όσα πρέπει, μόνο και μόνο για να σας ευχαριστήσει κι εκείνος.

Κρατήστε επαφή, συστήστε τους

Εφόσον είστε ευχαριστημένος από τον συνεργάτη που επιλέξατε, συστήστε τον και αλλού. Δεν θα το ξεχάσει την επόμενη φορά που θα του ζητήσετε κάτι ή που θα χρειαστεί αυτό που εσείς πουλάτε. Ακόμα κι αν δεν δεχθήκατε την προσφορά κάποιου, εφόσον κρίνατε ότι είναι σωστός επαγγελματίας και απλά σας φάνηκε ακριβότερος ή σας άρεσε περισσότερο μια άλλη πρόταση, μη διστάσετε να τον συστήσετε μαζί με όλους όσους σας ικανοποίησαν. Για κάποιον άλλο, μπορεί αυτός να είναι ο κατάλληλος συνεργάτης.